Sofiedal 08 008jpg

Dagsorden og referater fra Generalforsamlinger


 

Haveselskabet Sofiedal


Generalforsamling


   
Der har været afholdt generalforsamling d. 14 Marts 2019
referatet afventet

Generalforsamling  d. 14 marts 2019 i Vejgaard hallen.

Holde 1 min. Stilhed for at Mindes Anni Juul  ….. Ære være hendes minde

 

Dirigent blev Jørgen fra kredsen.

Stemmeudvalg blev have 20 og 76.

 

2 Beretning for generalforsamling 2019

 

Det har været en travl sæson for bestyrelsen vi har haft mange opgaver pålagt os udefra 

Alle huse skulle opmåles med afstand til skel og størrelser og byggeår

Det valgte vi at gøre pr. satellit det tog mange timer der var mange huse der var for store og stod for tæt på skel de var opført efter nogle gamle regler fra før man gik op i det 

Alle ansøgninger om dispensation for de haver der ikke opfylder de nuværende regler er afleveret til Aalborg Kommune den videre sagsbehandling ved jeg ikke noget om det arbejde som vi havde brugt mange timer på kunne ikke bruges af kommunen  

Vi skal derfor igen opmåle alle vores huse i får et skema tilsendt som i skal udfyldes og afleveres til bestyrelsen senes juni 2019

Kommunen ønsker alle oplysninger om vores huse hvor de ligger på grunden i forhold til skel størrelse højde over terræn og byggeår

Skemaet kan afleveret i formandens postkasse eller postkassen ved have 92 fælleshuset  

Bestyrelsen videre sender alle skemaer til kommunen  

Vi har lavet en mappe vedr. foreningens data behandling 

I har modtaget et brev om databehandling i foreningen den sag har givet stor hovedbrud

Da vi ikke er jurister og det materiale vi modtog fra forbundet var svær at omsætte til nu dansk

Den sag har fyldt meget på vores møder fordi data var spredt på bestyrelsens telefoner og pc de skulle samles et sted og skilles af så nogle få oplysninger var tilgængelig for de mange og alle oplysninger kun var tilgængelig for nogle få 

Vi har indkøbt et lille pengeskab med kode hvor der er plads til to USB stik hvor alle oplysningerne ligger på det vil blive opsat i fælleshuset i et skab hvor papir mapper anbringes under lås og slå

Samtidig skulle vi lave planer for hvordan vi behandlede data fra medlemmerne en 30 siders rapport som også skulle ligge bag lås og slå

I har modtaget 3 sider hvor i vi beskriver hvorledes vi behandler jeres oplysninger og hvordan vi opbevarer dem

I kan lave en aftale med formanden eller næstformanden for at se jeres data som foreningen opbevarer om jer. Og hvordan vi behandler dem

Data tilsynet kan komme på besøg og det koster store bøder såfremt vi ikke har styr på foreningens data det skulle vi helst undgå.

Vi har afholdt en arbejdes lørdag

Der var kun meget få der mødte op så vi lavede kun vores veje

Dem der var mødt op fik morgenkaffe med rundstykker og pølser øl/vand da vi var færdig og en tår ind i mellem

Vi måtte kontakte en entreprenør for at færdig gøre repression af vejene

Vi indkalder til en ny arbejdes lørdag den 15. juni 2019 fra kl. 9:00 til kl. 13:00 se i tavlen

Vores vandforsyning blev afbrudt i to dage da en entreprenør gravede vores vand ledning over to gange

ingen ønskede at tage ansvaret for uheldet bestyrelsen måtte vurdere om en sag kunne vindes da ingen ville tag ansvar for uheldet Derfor står der 1 m3 til fælles betaling

Vores hoved vandur ligger udenfor haveforeningens område så det kunne være en ide flytte det ind i foreningens område så den slags uheld ikke sker igen det vil bestyrelsen undersøge ved Aalborg vandforsyning

Vi måtte spærre vejen af da de entreprenører som skulle lave vand og fjern varme til de ny huse brugte vores vej til deres store maskiner som vi lige havde lavet

Derfor lånte vi de afspærringer af Aalborg kommune om det sidste hus nu bliver bygget får vi se vi drejer afspærringen ind til siden og ser hvornår de går i gang. Med det næste hus

Advokat omkostninger

Vi har lukket 2 sager i år, samtidig har vi fået en ny sag Have 128 

Som ikke vil betale det vand hun har brugt for 66.000 plus advokat omkostninger på 15.000 så i alt 80.000 det er et spørgsmål om hvor mange af de penge vi får hjem?

Bestyrelsen er enig om at vi går efter pengene da vi har fået hendes hus vurderet til en salgspris på

 ca. 20. 000 da det er fuld af svampe er hel sort inde i af råd og svampe efter vandskaden

Vi ønske ikke at overtage huset hun kan fjerne det fra vores grund, vi går efter pengene

Hun er flyttet til København så sagen behandles i København rets kreds

Manglende betaling

Vi har i sæson brugt mange kræfter på medlemmer som ikke ville betale deres have leje til tiden det har medført omkostninger til advokat og det bliver ikke mindre i 2019

Vi forstår ikke at haveforeningen skal være bank for de personer som heller vil bruge pengene på andre ting såsom ferie fartbøder og dyrlæge hvis de ting er vigtigere end haveforeningens økonomi så burde de måske ikke være kolonihave lejer de skulle tænke på de andre lejer som betale til tiden så foreningen kan betale vores regninger til tiden

Vores aftale med PBS er blevet opsagt til 31. 12. 2019 bestyrelsen arbejder for hvordan vi kan finde en anden løsning i fremtiden for de der betaler over PBS

Vand afregning

Vi har brugt dobbelt så meget vand som vi plejer det kan ses på regnskabet

Nogle har brugt så meget vand at betaling er blevet delt over flere gange

Rengøring og hække klip

Efter en god sommer opstod der store problemer ved afslutningen af sæsonen med rengøring og klip af hække det har medført at mange har måtte betalt gebyr for manglende rengøring og hække klip det ses af regnskabet

Adresse skift

Der er forsat mange der ikke giver foreningen besked når de skifter adresse, vi har måtte hente oplysninger fra folkeregisteret nogle gange i år

Samtidig har vi konstateret når vi sender SMS vedr. manglende rengøring så har nogle medlemmer også fået nyt telefon nr. uden at orientere foreningen, det samme problem har vi med E mail det gør at vi ikke kan sende E mail til dem som ønsker at modtage         e mail, fordi de glemmer at de har fået ny e mail. 

Så husk når du flytter og får nyt telefon nr. så at orientere foreningen

Byggesag

Der har været 1 byggesag som bestyrelsen har brugt tid på vedkommende har søgt kredsen om dispensation og har fået afslag den sag arbejder vi forsat på, da han har bygget skuret færdig uden tilladelse vi prøver at finde en løsning til gavn for lejeren og foreningen

En anden byggesag hvor haveejer havde bygget et nyt skur uden tilladelse den sag er i orden

vedkommende har fået byggetilladelse da skuret er opført ifølge reglerne

Alle byggesager skal fremover behandles af Aalborg kommunes tekniks forvaltning efter alm. Byggevedtægter

Vi skal indsende et nyt skema med alle huse og tilbygninger og hvor når de er bygget som vil indgå i sagsbehandlingen i en byggesag.

Den gamle sag er nu i sidste fase det bliver et flot hus som vil pynte i foreningen forventet færdig maj 2019

Alle byggesager er overgået til Aalborg kommune og skal indsendes elektronisk. Bestyrelsen har intet at gøre med kommende bygge sager det er Aalborg kommunes tekniks forvaltning

 Husk inden du påbegynder husbyggeri eller ombygning eller tilbygning at indsende en tegning til Aalborg Kommune tekniks forvaltning Det skal foregå elektronisk på www.bygogmiloe.dk

Havesalg

Vi har solgt 10 haver i denne sæson

Vi har fået nøglen til 2 haver, som er solgt videre

Ritavej (due foreningen)

Hække klipning over til due foreningen skal vi selv gøre i fremtiden

Vi skal have ryddet op langs hækken da nogle have ejerne har lagt deres hække affald langs med hækken det skal væk først før vi kan komme til at klippe hækken ned så det bliver den lørdag med fælles arbejde

Fra kredsen

Der har været to store sager til diskuteres kredsen kloakering i foreningen og kommunens Lejeaftalen som vi har med Aalborg kommune

Kommunen har reguleret lejen af jord lejen i strid med vores leje aftale med dem de sager arbejder kredsen videre med hvis i vil vide mere kan

 Jørn kan svare som bestyrelses medlem i kredsen

 Han er han tæt på forhandlingerne om de to sager 

Nordjysk kreds har 100 års jubilæum den 13 april der bliver afholdt reception på det gammel rådhus på dagen der vil blive afholdt jubilæums fest den 20 april for medlemmer hvad prisen bliver kan i spørge jørn om han sidder i kredsbestyrelsen

Kolonihave forbundet

Der har været kongres i år

Det medføre en masse rettelser til vores vedtægter kredsen arbejder med de nye regler som så skal udsendes til alle det skal vi også bruge porto på så vi ser på om der kan findes en anden løsning for at spare på portoen

Da alle skal have rettelserne til vedtægterne i deres medlemmers mappe

Affald

Der har ikke været nogle problemer vedr. affalds sortering i denne sæson

Vi har betalt lidt ekstra for at få fjernet lidt husholdning affald da der var nogle havelejere der havde stillet en sæk ved siden af som så vi skulle betale for at få fjernet

De kamera der er opsat har været en succesfuld oplevelse

Vi har henvendt os til kredsen sidste år vedr. afhentning af affald ved Lene vej 15

De store lastbiler som afhenter affald skulle køre i gennem have foreningen som beskadiger vores veje

Det har medført at lenevej 15 skal sætte deres affald på hjørnet ved parkerings pladsen

Så når i ser to sorte affalds tønder stå ved parkerings pladsen så er det fra lenevej 15 dem må vi ikke bruge selv om det kunne friste for nogle medlemmer

Jeg vil høre om der er interesse for at vi afholder en sommer fest og hvis der er det, om der er nogle der vil stå for det.

Det var nogle af de sager som bestyrelsen har arbejdet med i denne sæson

En tak til bestyrelsen for deres indsats  

Spørgsmål til beretningen:

Have 136 spørger: om container til affald ved duerne

Formand: Nej, men v vi må smide det over til duerne.

Have 83 spørger: Er man som foreningen forpligtig til at alt skal være på papir?

Formand: Ja

Have 88 spørger: Om man ikke kan skrive det i vedtægterne at hver havelejer skal holde sig orienteret

Formand: det står i vedtægterne § 6,3

Beretningen Godkendt.

3 Regnskab

Vi har ret lille underskud på budgettet pga en stor vandregning. 

Vi fik laver vej og huser i 92 kostede også lidt.

Have 20 spørger: vedr. have 128 .Er der prøver med forlig, ang. vandspildet ?

Formand: Jo det er prøver uden held, men huset har ingen værdi.

Regnskab godkendt. 

4 Forslag fra bestyrelsen

At vi kan opkræve gebyr sammen med den kommende leje.

Have 88 spørger: Hvor mange penge vil der blive "tjent" på gebyrer ?

Formand: Ca. 10 lejere og ca. 2000 kr.

Have 104 spørger: Hvad er pris på at lave E-boks og hvor mange er fritaget for E-boks..

Formand: 11 er fritaget for  E-boks og vi undersøger om pris på E-boks til foreningen.

 

5 Budget.

Vi ved ikke meget om udgift om vand og a advokat, men ellers ser budgetter f fint ud med et lille overskud.

Have 136 spørger: vedr. have 128.  Om man kan tegne en forsikring på et uheld, hvor havelejeren ikke betaler.

Formanden: Nej vi kan tegne en på os selv og havelejeren skal, hvis de vil tegne en på dem selv.

Have 99 spørger: Kan man sikre teknisk for at hindre et vandspild, ved kontrol.

Formand: Vi har kun hoveduret at læse, ellers skulle vi rende rundt i alle haverne. Det er den enkelte der skal undgå spild.

Budget Godkendt.

6A Valg af tre bestyrelse medlemmer.

Lars have 76 genvalgt, Rikke have 83 nyvalg, Marianne have 100 nyvalg.

6B Bestyrelse suppleanter. Pia have 88 og Sebastian have 99 nyvalg

6C Revisor Birger have 89 genvalg

6D Revisor suppleanter Lotte have 104 genvalg

6E Aktivitet udvalg Henrik have 122 og Jan have 83 og Lars fra bestyrelsen

6F Web master Bent have 95 genvalg og Sebastian have 99 nyvalg.

7 Evt.

Have 88 spørger: Om forebyggelse af indbrud. Evt. kamera, bom.

Formand: Det er svært, kamera og bom det  må vi ikke for politi og brandmyndighed

Have 88 spørger: Hvad med hække klip en gang om året

Formand: Vi vil drøfter det i bestyrelsen om hvordan vi evt. kan til gode se forslaget.

Have 83 spørger: Hvor mange haver står " ubrugte" hen.. Altså hvor det kun lige bliver gjort noget.

Formand: CA  3stk.

Have 88 spørger: Laver bestyrelsen vurdering af hvem der kommer ind som lejer.

Formand: Nej vi har ikke noget "register" men skylder vedkommen os penge eller har vedkommende opført sig tåbeligt i en anden forening kommer vedkommen ikke ind.

Men det kan være svært hvis vedkommende opfylder betingelserne efter vores vedtægter 

Mødet stoppede Ca. ved 21 tiden

Vi takker for god ro og orden og ikke mindst godt selskab. 

Referent Bent Hansen Have 95              

                                                                    Formand Arne Nielsen